善用電子郵件

改變今日經(jīng)濟的最重要的科學技術之一就是電子郵件。電子郵件和支持它的計算機網(wǎng)絡是計算機行業(yè)發(fā)展最快的一個方面。在許多公司里，通過電子郵件和世界各地的客戶進行聯(lián)系早已是司空見慣的事了。

電子郵件在幫助公司增加產(chǎn)值方面有著巨大的潛能。要想使眾多的人進行相互交流并協(xié)調(diào)他們的行為是非常困難的。即使有電話，情況也不會有太大改善。盡管商務旅行和語音信箱看起來能夠保證你不與人見面就可對其講話，但問題并未得以解決。而電子郵件和語音信箱不同，它可以發(fā)長篇文件，幾分鐘的功夫文件已經(jīng)到了接收者的電腦里。

當然，你也可以發(fā)傳真。但相比之下，電子郵件更簡便、更快速，也更便宜。假設你需向50個人提供信息，若用電子郵件的話，幾秒鐘就可以了；而用傳真的話，不斷地撥號可能也要用幾個小時。

由于這些顯而易見的優(yōu)點，公司里都經(jīng)常使用電子郵件，即使是一些傳統(tǒng)企業(yè)也開始使用電子郵件。人們通常都認為電子郵件可以使任何公司---包括傳統(tǒng)的、獨立的公司，變得適應能力更強，生產(chǎn)能力更高，對市場變化反應更迅速。我們很快就可以證明這種說法正確與否。

那么，如果電子郵件這么偉大，能使員工的工作更有成效、更有競爭力，使公司都達到增產(chǎn)的目的，那為什么IBM、Digital 和王安公司（使用電子郵件的三個領頭企業(yè)，截至1992年為止，他們出售電子郵件已有十幾年的歷史了。）的總銷售額一直在走下坡路呢？要知道，在1992年，這三家公司正處于嚴重的財務困境之中。

國際數(shù)據(jù)有限公司（世界上最大的電腦市場調(diào)查公司之一）負責軟件的副總裁安·帕拉瑪說：“我不知道電子郵件能否使公司更有成效。實際上，它不過是一種交流方式而已。比如在王安公司，對使用電子郵件有正式的規(guī)定。如果你想越級發(fā)信息的話，就要給有關的人每人一份，人們并不能自由地使用電子郵件傳遞信息，其官僚味道很濃。你必須要注意如何用辭及你所講述的是什么樣的問題。一切和以前并無區(qū)別，只是傳播速度快些罷了。事情反而變得更繁瑣、更混亂。”

傳統(tǒng)的大型計算機企業(yè)和小型計算機企業(yè)多少年來一直宣稱，電子郵件可以使企業(yè)更有競爭力，更能適應快速發(fā)展的市場變化，并且他們自己也使用了許多年，但不幸的是，只有科技本身是不夠的。

電子郵件在過去的王安公司的確起到了使通訊速度加快的作用。然而管理部門試圖通過這種手段來加強對員工行為的控制。因此，不但員工們要上交更多的數(shù)據(jù)報告，公司總部下發(fā)的命令也大為增加。員工們更加關注公司的內(nèi)部問題，而不是制造滿足顧客需求的產(chǎn)品。王安公司的電子郵件系統(tǒng)只是用來監(jiān)督員工工作和項目進展情況的，它干擾了員工們的日常工作。

IBM公司的一位前副總裁對于該公司電子郵件的使用情況是這樣說的：“電子郵件本來是用于使人們的工作和生活更加方便的，但在IBM，它的實際作用卻是讓人們成為該系統(tǒng)的奴隸。由于效率的關系，有一些工序已經(jīng)自動化了。但人們很少會問“為什么要把這些工序改變成自動化的”，已經(jīng)變得自動化的工序幾乎是不可能改變的。人們以為自己很聰明，可以下意識地自動做事，殊不知自動化的結(jié)果是一個很大的負擔。”

絕大多數(shù)的公司都把電子技術當作使現(xiàn)有的通訊方式和交流活動現(xiàn)代化的手段，而并未用它來使公司發(fā)生巨變。

微軟公司在成功使用電子郵件上做出了表率并提出了很有價值的建議：

建立電子郵件團體；慎用電子郵件；電子郵件要簡短；有選擇地對待電子郵件。

在企業(yè)內(nèi)部可以和任何人進行交流意味著在幾秒鐘內(nèi)，你既有可能在網(wǎng)上的所有人面前成為一個傻子，也有可能以你的想法和能力贏得他們的敬佩。

特別是管理人員，更要慎用電子郵件。一旦控制不好，會使他們的威信頓減。Intuit 公司的首席執(zhí)行官比爾·坎貝爾曾講述過這樣一件事：“我同一個用電子郵件進行管理的人在一起工作。他在郵件中看到了一個報告或是什么東西，不贊同，便給組內(nèi)的六個人發(fā)了一份郵件。他給人的感覺是在說‘這是我看到過的最蠢的東西’。結(jié)果，那六個人都給他發(fā)了兩三頁的郵件進行解釋。每個人都絞盡腦汁用了45分鐘來發(fā)這份郵件。結(jié)果，他發(fā)現(xiàn)問題就出在他原來的郵件上，是那份郵件讓大家不能不考慮這件事。我真不知道僅僅為了說明一件事，我們在回答電子郵件上浪費了多么長的時間，而這本來是說上短短幾句話就可以解決的問題。”

使用電子郵件時要控制自己的脾氣是尤其重要的。你在生氣的時候永遠不要發(fā)郵件。

不適當?shù)厥褂秒娮余]件帶來的另一個災難就是“郵件大戰(zhàn)”。如果兩個或更多的員工通過電子郵件進行爭辯，他們會將所有爭辯的復制件發(fā)給他們希望得到支持的同事和經(jīng)理們，“郵件大戰(zhàn)”就這樣開始了。

根據(jù)以波士頓為基地的專門研究文件管理和工藝流程的Delphi（德爾福） 咨詢公司提供的咨詢，美國每天要發(fā)出10億頁電子郵件。表達得形象一點的話，10億頁電子郵件一張一張排起來，可以繞地球20圈。

信息數(shù)量如此之巨，使得在合適的時間找到需要的材料十分困難。

從某種程度上說，電子郵件把紙上的工作變?yōu)?