在筆者的“高績(jī)效管理”系列之中，已經(jīng)說(shuō)了“管單”、“管人”，現(xiàn)在說(shuō)說(shuō)“管事”。管事該怎么管理的好呢？這個(gè)也是高績(jī)效管理中非常重要的一部分。
管理是一門學(xué)問(wèn)，也是一門藝術(shù)。但是，只有在你對(duì)管理的學(xué)問(wèn)掌握到一定火候的時(shí)候，它才會(huì)變成一門藝術(shù)。
筆者的“高績(jī)效管理”的系列拙作試圖在指出一個(gè)問(wèn)題：其實(shí)，高績(jī)效的管理是有章可循的，并非靠個(gè)人悟性或其他無(wú)法掌控的東西在左右。在以前的文章出來(lái)以后，筆者接到了不少讀者的反饋，有不少身處管理職位的讀者還是從中改善了不少管理的績(jī)效，這是讓筆者感到振奮的，也是這些有意于去改善自己管理績(jī)效的讀者，讓筆者感到了一種更大的責(zé)任，和寫下去的動(dòng)力。
管事，就是管理中對(duì)事情的管理。
這里的事情我們可以明確一下，主要是指：
1， 你吩咐過(guò)下屬去做的事情。
2， 下屬說(shuō)過(guò)，讓你幫忙解決的事情。
3， 這個(gè)事情的解決影響到自己管理績(jī)效的問(wèn)題。
比如：今天你吩咐過(guò)幾位下屬把下月的計(jì)劃提交上來(lái)；下屬要你幫忙去跟公司里其他部門協(xié)調(diào)一下某個(gè)流程；你想過(guò)制定一項(xiàng)改善團(tuán)隊(duì)士氣的行動(dòng)方案，但還一直沒(méi)啟動(dòng)等等。
這樣的事情在管理工作中是非常多發(fā)生的，因?yàn)楣芾恚褪且婚T與相關(guān)人員互動(dòng)，并達(dá)成自己目標(biāo)的事情。所以，“事”的管理，“事”的跟進(jìn)，“事”的完成對(duì)管理的績(jī)效都是非常重要的。
管理中這樣的事情非常多，有大有小，怎么去達(dá)成自己對(duì)“事”的比較好的管理呢？一般有以下的幾點(diǎn)辦法和規(guī)則。
1， 事情數(shù)據(jù)化或字面化。就是說(shuō)把事情科學(xué)地記錄下來(lái)，不管你是用電腦軟件還是自己的專門的管事的本子。對(duì)不同類型的事情有不同的記錄：
⑴雙方達(dá)成口頭協(xié)議或承諾的事情。就是以上的1類和2類的事情。這樣的事情如果發(fā)生在日常的工作中，一般都是記在自己的專門本子“備忘錄”上，或者記在自己電腦的專門用來(lái)做備忘的一個(gè)EXCEL程序里面。如果這樣的事情發(fā)生在會(huì)議中的，就登記在專門的“會(huì)議記錄”中。
還有重要的一點(diǎn)是，要對(duì)記錄的事情給定義，比如，“A”代表緊急和重要，“B”代表不緊急但重要，“C”代表不重要但緊急，“D”代表不重要不緊急，但是還是需要去執(zhí)行的，所以“D”還是需要記錄的。
?、撇皇请p方達(dá)成口頭協(xié)議或承諾的，只是自己?jiǎn)畏矫嫒プ鰜?lái)改善團(tuán)隊(duì)績(jī)效的事情。比如，某天你可能想制定個(gè)行動(dòng)方案，來(lái)跟蹤下屬的跟單情況。這樣的事情由于不是你要求別人去完成，也不是別人要求你去完成的，只是你自己想做的事情。也要登記在自己的專門“備忘錄”或電腦的某個(gè)EXCEL文件中，同樣也要給其定義，定義辦法如上。
2， 明確當(dāng)事人和責(zé)任人。俗話說(shuō)“事在人為”，既然事情下來(lái)或定下來(lái)后，就要有專門人去跟進(jìn)這事的執(zhí)行和完成情況。記得是專人。有不少單位比如某項(xiàng)合同的蓋章流程沒(méi)有專人去跟蹤這事，往往合同到了哪個(gè)部門，蓋了哪些章沒(méi)人清楚，只有合同自己在幾個(gè)部門轉(zhuǎn)了一圈把章蓋完再自己回來(lái)。這就是沒(méi)有專人負(fù)責(zé)的弊端的一個(gè)表現(xiàn)。
所以，每件確定的和記錄下來(lái)的事情，一定要有一個(gè)專門的責(zé)任人來(lái)跟進(jìn)。這個(gè)責(zé)任人是誰(shuí)，也要與上面的事情記錄在一起。
3， 完成期限。很多事情往往說(shuō)過(guò)就算，沒(méi)有人關(guān)心它完成與否，就是由于很多這樣的事情有始無(wú)終，在細(xì)節(jié)上導(dǎo)致了管理的低績(jī)效。只要事情確定了、責(zé)任人確定了，那么給它設(shè)定一個(gè)完成期限或截止日期也是一定要做的。
但是有些事情是沒(méi)有完成期限的，比如，你有規(guī)律地找業(yè)績(jī)最差那位下屬單獨(dú)溝通單子情況。或下屬們要在每周五早上把一周業(yè)績(jī)匯報(bào)給你。這樣的事情是有規(guī)律性的發(fā)生的，你可以用制度來(lái)確定下來(lái)。
4， 跟進(jìn)結(jié)果。對(duì)于那些有專人跟進(jìn)的事情，一般在截止日期時(shí)會(huì)出現(xiàn)兩種結(jié)果：完成或沒(méi)完成。完成的就過(guò)了，如果是結(jié)果為沒(méi)有完成的，要有備注說(shuō)明。
在“備注”說(shuō)明這里，很多單位往往是寫了一大篇，沒(méi)重點(diǎn)。所以也應(yīng)該明確一下“備注”的寫法。“備注”這里一般是幾個(gè)重點(diǎn)：主觀還是客觀造成事情沒(méi)完成；可控還是不可控因素造成事情沒(méi)完成；挽回余地可行嗎；是否需要換人執(zhí)行；換后的責(zé)任人建議是誰(shuí)。對(duì)于是由主觀和可控因素造成事情沒(méi)完成的，責(zé)任人的處理在此筆者就不贅言了，在上一篇“管人”的文章中有介紹，讀者可自行找來(lái)看看。
一般來(lái)說(shuō)，高績(jī)效的管理，其管理對(duì)象會(huì)是“單”“人”“事”，這些是管理的科學(xué)和學(xué)問(wèn)，并不是遙不可及的藝術(shù)。只要管理者在日常管理中多留意，多想辦法來(lái)不斷改善自己對(duì)以上三個(gè)對(duì)象的管理辦法，高績(jī)效已經(jīng)是一件不困難的事情。但是，這是高績(jī)效管理的入門管理技巧了，至于更高程度上的高績(jī)效管理，它要在這基礎(chǔ)上應(yīng)用到更多的管理思維和方法。那些筆者準(zhǔn)備在新書(shū)《叔公來(lái)信—績(jī)效管理與控制的秘密》中再詳細(xì)介紹了，這里就不贅言。
只有把基礎(chǔ)的東西做好了，我們才有可能在更高程度上去創(chuàng)造高績(jī)效的管理。（龍丁?。?
來(lái)源：《牛津管理評(píng)論》
公安備案號(hào)：34080202000488