如果你有時會對自己在工作中所取得的成就感到沮喪，那么你并不孤單。研究表明，只有26% 的人在離開辦公室時完成了他們設定的任務。感覺自己一直很忙，但沒有做任何重要的事情，這種感覺很常見。當然，生活并不是要我們成為一個高效的機器人，每一秒的效率都是最優化的。但是，我們大多數人的確都希望在追求關鍵目標和解決重要問題時，能感到有條有理和高效清晰。一個有效的方法是，先去了解我們常犯的心理錯誤，這些錯誤通常會使我們無法集中精力，完成有意義的工作。以下是五個常見的錯誤:
1.你高估了自己每天的專注時間。長期的創意性項目、戰略思考、培養技能和發展職場關系都需要集中大量的注意力。人們很容易樂觀地認為自己有一整天或者有好幾個小時的時間來處理這類工作，然后按照這一假設來安排自己的優先級。然而，對于我們中的許多人來說，會議、電子郵件、Slack軟件、電話和“快速問答”占據了我們辦公中相當大的一部分時間。時間監測軟件RescueTimes收集的數據顯示，人們每天不受打擾的時間只有少得可憐的1小時12分鐘。
如果你意識到自己專注于工作的時間的確有限，那么你就要更堅決地安排自己的絕對優先事項，并保證自己在特定時段不受干擾。當你有60到90分鐘的空閑時間時，試著把注意力集中在更宏大的目標上(盡管把注意力集中在時間緊迫的日常工作上可能很誘人)。同時記住，即使是那些復雜又重要的項目，通常也會有一些與之相關的瑣碎任務(例如在寫書的時候查找參考資料等)，而這些任務也不需要太多的注意力和創造力。為了在有限的時間內完成更艱巨的工作，你可以給自己列個清單，把這些瑣碎的任務安排在會議的15分鐘間隙時間，或者可能會被干擾的更長的空閑時間里。
2.你忽視了那些看起來太無聊或太簡單、但卻已經被證明可持續的方法。如果你閱讀了大量關于自我如何提高工作效率的材料，你可能已經熟悉了認知行為心理學的許多核心概念。舉個例子，如果你形成了“執行意圖”，你就更有可能堅持到底。這需要你好好計劃何時何地完成任務，以及如何克服即將遇到的困難。同樣的，你可能已經讀過這樣一些文章，主要是關于你一天之中所做決定的數量將多大程度減少你的精神疲勞，并提高意志力。而且，你可能知道，當你把任務變得更簡單的時候，你更有可能著手去做，比如從確保你手頭有所需的材料開始。然而，一旦我們聽說了這些原則，我們通常會把它們當作“老生常談”來處理，即使我們還沒有完全執行或者根本還沒有嘗試過這些方法。
對于每一個重要的項目，你都要定義好下一步的行動，并準備好所需要的一切。舉個例子，如果你想錄下自己排練重要演講的視頻，就要準備好場地，做一分鐘的測試錄音，并確保你的錄音設備有足夠的存儲空間。如果你在開始的時候就排除了這些實際障礙，它們就不會占用你的專注時間。
如果你喜歡把自己看成是一個特別的或獨一無二的人，你可能會發現簡單的方法并不能很好地滿足你的需求，因為你不喜歡把自己視為和他人一樣的個體。這是陷阱。也許你所采用的策略雖然無聊，但卻是簡單可行的。你要更善于創造性地應用簡單的方法，而不是費盡心思尋找復雜的方向。
3.你以一種孤注一擲的方式去思考變化。我們總覺得改變某個習慣能提高我們的工作效率，但在心理上卻抗拒這樣做。舉個例子，你可能認為充足的睡覺有助于提高工作效率，但你是個夜貓子，不喜歡別人建議你早點上床睡覺。不要堅持那些你抗拒去做的事情，而是去尋找那些看上去不是什么大事，卻是你愿意做出的改變。把家里的燈調成自動變暗，在電子設備上使用藍光過濾器，或者花工作日的最后30分鐘來計劃第二天的工作(進行過渡)，可能會幫助你毫不費力地提前10-15分鐘入睡。然而，如果你認為你必須在睡覺時間上做兩個小時的調整，或者你只是專注于你不想放棄睡前玩手機這件事，你就不會做出任何改變。收集那些不會讓你內心抗拒的“微小勝利”。當你成功做出了一些細微的改變時，你繼續改變的意愿可能會自然而然地倍增。
4.你忘了如何處理周期性但不頻繁的任務。如果你每天都要做同一項任務，你可能會有一個高效的方法來完成。如果你一年做一次或幾次，那你可能不會制定高效的策略。在《健康思維工具》一書中，我曾寫到，每次我需要清潔打印機硒鼓時，我都要花至少10分鐘在網上找清潔說明。
現在，我把這些說明保存在發送給我自己的一封電子郵件里，標題是“如何清潔打印機硒鼓”。這樣我就不用一次又一次地經歷找打印機型號、在谷歌上搜索等步驟。在你完成了以后需要重復進行的任何步驟后，給自己寫下最高效的方法指引，并把它們保存在一個容易搜索的地方。
5.你低估了片段時間/精力流失的成本。跟不花時間相比，每天花一點時間在重要但不緊急的大計劃和（或）提高你的技能上，這通常足以顯著提高你的整體產出。同樣，微小時刻和精力流失產生的負面影響也比人們想象的更大。花十分鐘找鑰匙或者回復一封不需要立即回復的郵件，本身就無關緊要。然而，很多這樣的小事就會擾亂你的節奏，強化你的負面認同，而且通常會消耗你的精力。當你系統性(例如，減少不必要的決策，簡化任務流程和本身，批量處理，自動化處理，外包，或使用清單)處理片段時間/精力流失時，你會體驗到思維清晰的好處，這樣做遠遠超過節約的時間。
雖然文中的技巧不能解決你所有的效率問題，但它們可以幫助你更好地完成最重要的事情。
公安備案號：34080202000488