2020年除夕夜開始，全國籠罩在疫情的陰影下，很多企業開工在即，為避免辦公室人群聚集、交叉感染，各行各業的職場人士都跑步了進入遠程辦公模式。但跑步的步調差異很大，很多科技公司對于遠程辦公輕車熟路、如魚得水；而有些傳統企業則是被迫上線，慌亂開展，那么遠程辦公到底是短期不得已而為之，還是未來企業辦公模式的一種有效補充呢？
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遠程辦公之一——最佳實踐
遠程辦公對于跨國企業以及互聯網型企業并不新鮮，包括IBM、Google、Facebook、Yahoo、華為等企業，跨國企業利用遠程辦公系統實現跨區域團隊協調，能夠迅速反應，降低辦公成本。
華為內部溝通使用自己內部開發的welink，具備會議、消息、郵件、待辦審批、知識共享各種功能，welink作為全球華為員工智能高效的協作工具和平臺，有效的提升了華為全球辦公體驗和效率。
字節跳動利用遠程辦公系統實現各個項目小團隊目標分解和協作，敏捷并行作業，愉悅的提高工作效率。今日頭條、抖音等5萬員工在飛書上開展遠程協作，并且對應開發了很好用的OKR管理工具。
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遠程辦公之二——工具選擇
遠程辦公系統主要包括視頻會議類、直播類、文檔寫作類，綜合團隊協作類等四大類。
視頻會議類包括國外的slack、webex、Zoom以及國內的小魚易連、騰訊會議等，從使用推薦上，騰訊會議操作簡單，便于傳播，穩定性一般；Zoom前期注冊較為繁瑣，但是系統穩定，還有美顏、美化背景等功能。
直播類包括小鵝通、千聊等，疫情下各種培訓興起，小鵝通軟件一騎絕塵，市場占有率很高，支持回播功能，畫面清晰流暢。
文檔協作類包括石墨文檔、WPS以及Notion等，石墨文檔在多人協作上一如既往的便捷、穩定。
綜合團隊協作類包括釘釘、企業微信、飛書、welink等等。不同類型工具的側重點不同，各有優缺點，企業需要根據自身企業的特點選擇適合自己的遠程辦公軟件。
釘釘的產品邏輯是從辦公事務出發延伸到用戶溝通，綜合辦公模塊相對比較完善，適用于對綜合辦公需求較高的企業，目前由于推向學校教學，與用戶連接加快；
企業微信的產品邏輯是以用戶為中心，易于鏈接個人微信，綜合辦公模塊也整合了更多的市場化應用，適合建立外部客戶微信生態的企業；
飛書更加偏向與小團隊、輕度的辦公需求，界面更加的流暢、簡潔，更適合互聯網企業或者內部具備公開、透明氛圍的企業；
Welink主要在華為內部使用，數字化辦公功能強大，并且還有知識分享模塊，低調嚴謹全面就是它了，由于華為僅在疫情期間免費開放，不知道后續是否加大推廣力度。
從個人喜好方面，輕辦公我更加喜歡飛書，簡潔流暢高效，妥妥字節粉，但是華為welink顯然功能更多。
目前釘釘和企業微信在市場規模上占據前兩把交椅，疫情之下，華為welink和字節跳動的飛書也啟動免費對外開放模式，入局雖晚，但可預見未來遠程辦公的企業服務廠商將呈雨后春筍般增長，遠程辦公的春天似乎已經開啟。
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遠程辦公之三——面臨困境
困境一
不是所有企業都適合遠程辦公
根據Global Workplace Analytics的調查數據顯示，全球在計算機科學、藝術設計和媒體、商業服務、金融等行業遠程辦公的趨勢一直在上升。國內目前互聯網行業、軟件服務業、在線教育、在線零售、咨詢服務業等都具備遠程服務的基礎。
總體來說，工作目標性強、以1對1協作為主，電腦作為工作設備，且不需要面對面、多維度內部溝通的崗位比較適合遠程辦公，比如程序員、設計師、新媒體運營、咨詢師、銷售等崗位。而需要工作任務不清晰、工作崗位需要內外部協作較多的崗位遠程辦公的效率會降低。
困境二
遠程辦公效率不高
遠程辦公最大的問題就是團隊之間不見面，時間不同步，工作環境也不同，比如起床時間不一樣、吃飯時間不一致、工作環境是否有獨立空間、是否會經常受到周邊環境的打擾，都會導致管理和溝通的效率較低。
如何提升遠程辦公效率也是困擾很多企業的難題，遠程辦公工具是流程化、標準化的，工具本身不會影響效率，但是使用工具的方式、方法和管理技巧才是提高效率的關鍵。
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建立遠程辦公制度
國內很少有企業建立遠程辦公制度，大部分還是依靠員工自覺或者領導督促，建立明確的機制、時間控制和任務目標至關重要。
1、建立遠程辦公的溝通機制，每天安排簡短的早會、晚會，以小團隊的方式十分鐘安排好當天的工作安排和工作總結，就像上下班一樣的儀式感。
2、建立明確的工作時間控制，給大家明確區分辦公時間，比如上午9：30-11：30，下午1：30-5：30這段時間能夠保障隨時在線，及時回復問題，避免溝通時間錯位的問題，給與及時回復人員的定期表彰。
3、明確當日工作任務，日事日畢，日清日高，將工作任務分解到每天，甚至細化到具體小時，列清楚當日的工作目標，有利于員工提升工作的緊迫感。
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賦予文化氛圍和情感
很多企業家反映員工遠程辦公的積極性不高，在家很難進入工作狀態，想讓員工自發性、有積極性的開展遠程辦公，這就需要企業做很多人文的事情，將企業文化、團隊文化、管理特點融入到工具當中。
有些公司在每天遠程打卡就會采取花式打卡的方式，比如周一、周二是嚴肅正式的打卡，周三周四是太極拳/瑜伽/打卡，周五周六看心情打卡等等，激活員工的參與度和新鮮感。
有些公司將日常辦公的大家的一些休閑習慣融入到遠程辦公，比如每天午休時間，大家可以隨意的進入到八卦、吐槽環節，讓遠程辦公不在孤單，建立團隊辦公的氛圍。
困境三
遠程辦公的信息安全管理相對薄弱
疫情下的遠程辦公，很多時候企業都忽略了信息安全的問題，以往遠程辦公主要是采用連接內網的形式來進行溝通協作，信息安全相對能夠得到保障。
相比之下，企業微信、釘釘等通用工具型的辦公軟件在安全方面還有很大的提升空間，比如同業之間都很少用對方的通用辦公軟件，也是主要考慮信息安全的問題，因此現在大部分遠程辦公工具的應用程度只能止步在溝通和基礎協作等比較淺的層面。
如果想要擴大遠程辦公的使用范圍，還需要各個廠商在系統的安全管理、權限層級等方面進一步改善，才能夠讓使用者顧慮很少，應用的層面更深。
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遠程辦公——未來展望
受到疫情影響，太多行業都受到了很大的沖擊，但也有部分行業面臨機遇，很多業內人士認為遠程辦公迎來了“歷史性的風口”，但也有很多人認為疫情過后，遠程辦公將會是“曇花一現”。
從國外遠程辦公的發展趨勢來看，美國超八成企業引入遠程辦公制度，有3000萬人在家中辦公；印度、墨西哥等國家有30%員工可實現遠程辦公；而中國保守估計只有500萬人，遠程辦公普及率很低。結合國內互聯網行業的發展，我們認為遠程辦公行業具備長期增長的動力。
隨著中國全球化進程加快，產業鏈跨地區分工、協作的需求日益提升，遠程辦公軟件模式不斷創新、功能更加完備，相信未來遠程辦公將成為很多企業調整組織結構、靈活用工的重要手段。
遠程辦公元年已經開啟，未來開展遠程辦公，你和你的企業準備好了么？
公安備案號：34080202000488